En raison de la flambée des coûts, 83 % des directions administratives et financières envisagent des restrictions budgétaires sur les dépenses d’entreprise en 2023. Ce coup de frein, révélé par une récente étude Usine Nouvelle et Pleo, traduit la crainte des entreprises face au risque de récession, au coût croissant de l’énergie et à la hausse des salaires. En tant que décideur, vous vous inscrivez dans cette tendance ? Lisez notre guide et retrouvez tous nos conseils pour améliorer la gestion des dépenses de votre entreprise et réduire les coûts inutiles.

Tous les frais et charges supportés par une entreprise pour mener son activité sont considérés comme des dépenses d'entreprise. Coûts fixes/coûts variables, dépenses par nature, OPEX/CAPEX : zoom sur les principaux types de dépense en entreprise.

En comptabilité, les coûts fixes sont des dépenses qui restent stables, indépendamment du niveau de production ou de ventes d'une entreprise. Considérés comme des coûts indirects , les coûts fixes englobent notamment le loyer, les impôts fonciers, les salaires, les primes d'assurance.

Les coûts variables sont des dépenses résultant directement du niveau de production ou de ventes d'une entreprise. En d’autres termes, ces coûts dits proportionnels augmentent ou diminuent en fonction de la croissance ou du ralentissement de la production. Les coûts variables incluent en particulier les coûts de matières premières, les coûts de main-d'œuvre directs et les coûts de distribution.

Le plan comptable général français prévoit plusieurs grandes catégories de dépenses pour les entreprises. En voici une liste non-exhaustive.

Les OPEX (Operating Expense) ou dépenses d’exploitation désignent les dépenses courantes d'une entreprise. Attachées à l' activité quotidienne de l’entreprise , elles ne contribuent pas à l'acquisition ou au développement de nouveaux actifs et ne représentent pas un investissement de longue durée. Les OPEX incluent les dépenses associées au coût de la main-d'œuvre, aux frais généraux, aux achats et aux charges financières.

Les CAPEX (Capital Expenditure) ou dépenses d'investissement désignent les dépenses liées à la croissance à long terme de l’entreprise (acquisition ou développement d'actifs à long terme). Les CAPEX comprennent généralement les investissements inhérents à l'acquisition d’équipements, de bâtiments, de terrains, de brevets ou de marques commerciales.

Pour calculer les dépenses d'une entreprise , il est nécessaire de procéder à la collecte et à l'analyse des données financières rattachées à son activité. Dans ce cadre, la comptabilité analytique constitue un outil puissant pour les entreprises cherchant à mieux comprendre et prévoir leurs coûts de fonctionnement. En utilisant des méthodes d'analyse avancées, la comptabilité de coûts (comptabilité de gestion) permet de segmenter les dépenses de l'entreprise en fonction des coûts d'achat, de production et de distribution.

Une gestion comptable rigoureuse et un bon système d'information sont la clé pour identifier les tendances et prendre les bonnes décisions . Avec une vue détaillée et segmentée des dépenses, la direction financière peut calculer le seuil de rentabilité de la société et son besoin en fonds de roulement (BFR). Elle est à même d’estimer les besoins de financement de l'entreprise.

Plusieurs raisons expliquent l’intérêt de mettre en place un suivi rigoureux des dépenses en entreprise . Parmi elles, voici trois axes essentiels.

Améliorer la rentabilité de l'entreprise . Grâce au contrôle des dépenses, les entreprises peuvent identifier les dépenses inutiles ou excessives. Sur la base de ces informations, elles sont en mesure de prendre les décisions adéquates pour éliminer les dépenses superflues et favoriser la rentabilité de l’entreprise.

Optimiser la trésorerie de l’entreprise . En connaissant précisément leurs dépenses, les entreprises peuvent planifier et gérer leur trésorerie de manière efficace. Cette vision concise est le meilleur moyen d' éviter les déficits et les pénuries de trésorerie .

Augmenter la satisfaction des collaborateurs . Un suivi rigoureux des dépenses permet un remboursement plus rapide des dépenses professionnelles engagées par les salariés pour le compte de l'entreprise. Au regard de l'étude Usine Nouvelle/Pleo , la contrainte d’avancer de l’argent représente l’aspect le plus compliqué à gérer pour les employés des entreprises interrogées. Parmi les répondants, nombreux sont ceux qui estiment que les notes de frais professionnels font l'objet d'une mauvaise gestion. Les 2/3 d'entre eux pensent que ce dysfonctionnement impacte la trésorerie de leur entreprise.

Une bonne gestion des dépenses permet de réduire les risques de dépenses excessives et d' optimiser les flux de trésorerie . Voici les étapes clés pour mettre en place un processus efficace de gestion des dépenses .

Fluidifier la gestion des dépenses, dans un contexte économique qui incite les entreprises à réaliser des économies sur leurs frais professionnels. Tel est l'objectif de nombreux décideurs issus des directions administratives et financières interrogés dans l'enquête Usine Nouvelle/PLEO. Bien que satisfaits de la gestion des dépenses dans leur entreprise, ils seraient favorables à une réduction du papier et à l’ automatisation de certains processus concernant notamment le remboursement des notes de frais . Pour répondre à ce souhait, voici quelques pistes pour améliorer la gestion des dépenses et réduire les coûts inutiles .

La dématérialisation des documents est une excellente solution pour réduire les dépenses d'impression, de distribution et de stockage des documents. Par ailleurs, elle contribue à améliorer la rapidité et la précision de la saisie des données.

La digitalisation des notes de frais peut aider à automatiser et à simplifier le processus de gestion des dépenses. Elle peut également permettre une meilleure traçabilité et une analyse plus précise des dépenses.

Unecarte de paiement professionnelleou carte corporate est un moyen imparable pour limiter les paiements en espèces et réduire les erreurs de facturation . Très efficace en termes de gestion, elle offre un suivi des dépenses en temps réel et participe à l' automatisation des remboursements des dépenses professionnelles .

Impliquer tout le monde dans la gestion des dépenses peut aider à renforcer la culture de la responsabilité financière dans l'entreprise. Afin que le processus soit le même d’un salarié à l’autre et d’un service à l’autre, le mieux est de mettre en place des règles de remboursement de notes de frais communes à toute l’entreprise. C’est ce qu’on appelle la politique de dépenses professionnelles de l’entreprise. En sensibilisant les employés à la nécessité de gérer les dépenses avec soin, l'entreprise encourage également la réduction des coûts inutiles.

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